Política de Tratamiento de Datos Personales SAC Register

Política de Tratamiento de Datos Personales SAC Register 2018-04-13T16:28:16+00:00

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DATOS SAC REGISTER

A través de esta política, SAC REGISTER en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, hace efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles necesarios para dar un  tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales SAC REGISTER actúa, como responsable de los datos personales suministrados en algún momento por sus clientes, proveedores, empleados y/o aspirantes a cargos (en adelante “Titular del dato”).

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier servicio o beneficio de SAC REGISTER.

El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones. SAC REGISTER se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento.

SAC REGISTER exige a sus empleados y empleadores atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

2.1 CLIENTES.

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a SAC REGISTER, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir dicha  información para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

1) Expedir certificados requeridos según los convenios internacionales definidos y las directrices, normas, leyes, decretos y circulares expedidas por la Autoridad Marítima-DIMAR- 2) Brindar información a la Autoridad Marítima –DIMAR-, la Organización Marítima Internacional- OMI-, la(s) capitanía(s) de puerto, según sea necesario 3)Enviar información de interés del titular según sea su naturaleza 4) Solicitar información para la ejecución de actividades de SAC REGISTER asociadas al servicio solicitado inicialmente por el cliente 5) Envío de documentos de tipo comercial 6) Atención y gestión  de Felicitaciones, Sugerencias, Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s) 7) Soportar procesos de Auditoría Externa e Interna.

2.2 PROVEEDORES

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a SAC REGISTER, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir dicha  información para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

1)Pago de obligaciones contractuales 2) Entrega y/o reporte de información a entidades gubernamentales o judiciales, incluyendo la Autoridad Marítima- DIMAR-, OMI, astilleros y respectivas capitanías de puertos 3) Soportar procesos de Auditoría Externa e Interna.  4) Envío de resultados al “titular del dato” referentes a la  selección, evaluación y reevaluación como proveedor. 5) Enviar información de interés del titular según la naturaleza de su organización. 6) Cualquiera otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato en caso de llegar a contratar.

Tratamiento de datos personales de Proveedores.

SAC REGISTER solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a SAC REGISTER por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona física consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

SAC REGISTER recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por SAC REGISTER, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, SAC REGISTER podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

Cuando SAC REGISTER entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta norma. SAC REGISTER verificará que los datos solicitados  sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

2.3 EMPLEADOS Y ASPIRANTES A CARGOS VACANTES DE LA COMPAÑÍA.

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a SAC REGISTER, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir dicha  información para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

1)  Contactar a personal de interés, con fines de confirmar la información suministrada por el titular del dato 2) Contactar al titular  3) Realizar las afiliaciones necesarias como consecuencia del contrato realizado empleado-compañía 3) Levantar la información interna necesaria asociada al cargo a desempeñar en la organización  4) Realizar contrato laboral 5) Facilitar información de contacto a proveedores por asuntos laborales. 6) Facilitar información a entidades de capacitación.

Tratamiento de datos antes de la relación contractual.

SAC REGISTER tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

Tratamiento antes de la relación laboral.

SAC REGISTER informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

SAC REGISTER, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado. La información obtenida por SAC REGISTER respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

SAC REGISTER cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en SAC REGISTER, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes  de SAC REGISTER y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Tratamiento de datos durante la relación contractual. SAC REGISTER almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por  Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre SAC REGISTER y el empleado.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en SAC REGISTER. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a Recursos Humanos evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, SAC REGISTER procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.

SAC REGISTER tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que  documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

Tratamiento de datos personales de Accionistas. Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de SAC REGISTER, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.

SAC REGISTER solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la  relación estatutaria existente.

  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de SAC REGISTER, tienen los derechos descritos en este documento, en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personal y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo lo dispuesto en el artículo 20 – Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular- del Decreto  1377 de 2013 y las  excepciones de ley.

3.1. Derecho de Acceso.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o sesiones realizadas respecto de ellos, sean éstas autorizadas o no.

3.2. Derecho de Actualización.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.

3.3. Derecho de Rectificación.

Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

3.4. Derecho de Cancelación.

Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

3.5. Derecho a la Revocatoria del Consentimiento.

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a SAC REGISTER para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

3.6. Derecho de Oposición.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o  por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. Con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, SAC REGISTER hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la pre eminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos, verbigracia, el derecho de información.

3.7. Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones.

 El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. SAC REGISTER dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

3.8. Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta  posterior, para tratar sus datos personales en SAC REGISTER. En todo caso el titular del dato podrá  firmar el formato:   FR-01- IN-1.1-03 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES dejando constancia del hecho o por cualquier otro medio, entre ellos documento electrónico, mensaje de datos, Sitio Web, o en cualquier otro formato, que en todo caso permite la obtención del consentimiento mediante conductas erradas, a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la autorización por parte del titular o la persona legitimada para ello, la información no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

  1. RESPONSABLE DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS POR PARTE DEL TITULAR.

El  Departamento de calidad  (Coordinador de Calidad) será el responsable de  asegurar el cumplimiento de esta política, así como la gestión y disposición de todos los instrumentos que sean adoptados para cumplir las normas en materia y las buenas prácticas de gestión de datos en la organización.

Cargo. Coordinador de calidad.

Correo electrónico. calidad@sacregister.com

Teléfono. 6904141

 

  1. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente,  SAC REGISTER adopta el siguiente procedimiento:

La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital (vía email). La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse al departamento de Calidad o al correo electrónico habilitado por SAC REGISTER para el ejercicio del Habeas Data. SAC REGISTER podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.

La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

  • Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
  • Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que SAC REGISTER proceda como responsable de la base de datos a dar
  • Dirección física y/o electrónica para
  • Documentos que soportan la
  • Firma de la solicitud por parte del titular del dato

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, SAC REGISTER así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurren dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. SAC REGISTER podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado.

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, SAC REGISTER indicará que se trata de un reclamo en trámite. En el FR-02-IN-1.1-03 SEGUIMIENTO A LAS QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS PRESENTADOS POR TITULARES DE DATOS PERSONALES deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite”  y  “Reclamo resuelto”, así como  la información  y observaciones correspondientes.

SAC REGISTER, cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de ocho (8) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días, en condiciones normales,  si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará SAC REGISTER cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo.

SAC REGISTER documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización.

Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

 

Esta política ha entrado en vigencia desde el 02 de Marzo de 2017.

 

AL NAVEGAR NUESTRO SITIO WEB USTED ESTÁ ACEPTANDO EL MANEJO A LA INFORMACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS RESPONSABLE QUE HACEMOS EN LA SAC REGISTER.

EN CASO DE SER MODIFICADA, LA PRESENTE POLITICA SE ENVIARÁ AL TITULAR PARA SU CONOCIMIENTO Y APROBACIÓN EN CASO DE TRATARSE DE LOS PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS DE TRATAMIENTO DE  LOS DATOS DEL TITULAR.

SÍ LA MODIFICACIÓN REALIZADA A LA POLÍTICA  ESTA RELACIONADA CON  DATOS PROPIOS DE LA ORGANIZACIÓN (SAC REGISTER), COMO POR EJEMPLO: DIRECCIÓN, NOMBRE, TELÉFONO,  CORREO, NOMBRE DEL CARGO DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES,  NO SERÁ NECESARIO QUE EL TITULAR NUEVAMENTE FIRME LA AUTORIZACIÓN, PERO SI SERA OBLIGATORIO INFORMARLE.